Convirtiendo un departamento clásico en un equipo ágil
Durante el desarrollo de mi último proyecto, estuve trabajando con un equipo ágil, aprendí y añadí todo ese conocimiento junto a mi base sobre Lean y Liderazgo.
Esa visión de cómo convertir un grupo, en un equipo que trabaja de una forma coordinada y práctica hacia la consecución de un mismo fin, me sedujo más de lo que pensaba, tanto que decidí invertir tiempo en estudiar sobre esta área.
Oportunidad
Tras esto se me presentó una oportunidad única. Estudiar y analizar los flujos de trabajo de un departamento de soporte técnico de 30 personas, el cual llevaba años sin una organización y gestión clara de trabajo.
Estudio del departamento
Me reuní y entrevisté a algunos integrantes del departamento. Mi objetivo era conocer la situación actual y saber quienes eran realmente los que llevaban el peso del grupo.
Con el conocimiento del estado del grupo, me centré en la persona que ejercía como “responsable”, realmente no era así porque la dirección de la empresa no respetaba sus decisiones y muchas veces lo “saltaba” con el fin de acelerar la toma de decisiones, siendo esto un gran problema, debido a que dirección no siempre estaba al corriente de la situación y tenía menos datos objetivos para la correcta toma de decisiones.
Liderazgo
El “responsable” estaba en un estado pasivo, su trabajo había sido reducido al control presencial de los miembros pero a la inutilidad en la toma de decisiones.
Para que todo volviese a cobrar sentido tuve que centrarme en ir dotando con dosis de organización y liderazgo a esta persona, a la misma vez que tenía que hacerle ver a la dirección, la importancia del respeto y aceptación de la toma de decisiones por parte de los responsables de la empresa.
El liderazgo en cualquier grupo de trabajo es clave para una correcta organización. En los frameworks ágiles como Scrum existe esta figurada representada en el scrummaster.
Cultura
Junto con esto, para que ese cambio fuese efectivo, tuve que centrarme en el cambio cultural de los miembros del grupo. La cultura de equipo, conocimiento compartido, luchar por un mismo objetivo, respetar las decisiones de los responsables, etc. son la base de cualquier organización ágil.
Para que los miembros pudiesen trabajar de una forma ágil junto con sus compañeros y demás equipos de la organización, se empezaron a introducir distintas técnicas y herramientas ágiles.
Técnicas Ágiles
Daily
Para mejorar la comunicación entre los miembros del equipo, integramos la “Daily” con una serie de medidas. Para el que no la conozca, las “Daily’s” son reuniones diarias en la que cada uno de los miembros del equipo puede exponer durante 1 minuto, (aunque depende del equipo puede extenderse un poco más), lo que ha hecho en el día anterior, algún problema que hubiese tenido y algo que pueda aportar valor a sus compañeros.
Esta práctica tiene muchos beneficios, entre los que cabe destacar, pertenencia a un equipo, fluidez en el traspaso de la información, detección de debilidades o problemas en el trabajo, conocimiento del trabajo y esfuerzo de cada uno de los integrantes de forma diaria.
Mediante la Daily empezamos a ver como trabajaba el equipo y en qué puntos teníamos que centrarnos primero.
Evitar Desecho de Tiempo
Lo primero que detectamos fue la gran pérdida de tiempo que cada uno de los integrantes cometía al no tener claros cuales eran los objetivos de la empresa, sus tareas, prioridades, etc. Lo que producía un gran número de interrupciones que recibían a lo largo del día (llamadas, mensajes, multitarea, cambios de contexto, etc.).
Para controlar este desecho aplicamos una técnica ágil sobre gestión y organización de tareas, conocida como Tablero Kanban.
Tablero Kanban
Con la Daily establecida, a las pocas semanas, introdujimos una forma de trabajar que cambia por completo la forma de organizar y controlar las tareas de un equipo, el tablero Kanban.
Este tablero consiste en dividir las tareas en tarjetas lo más sencillas posibles, de forma, que cualquier persona que necesite algo del equipo deba escribirlo en el tablero, para que el equipo posteriormente lo haga, pueda producir un resultado y pueda enviarlo al siguiente equipo.
De esta forma, de un solo vistazo, podíamos tener un análisis de todas las tareas del equipo, en qué situación se encontraban y el estudio de posibles cuellos de botella.
Esta práctica no solo nos permitía tener un control global del equipo sino reducir en gran cantidad el desecho del tiempo, pues obligábamos a cualquier persona que quisiese algo del equipo a tener que crear una tarjeta con la tarea para así evitar la pérdida de foco por distracciones externas.
Esto supuso un gran avance, ya que otros equipos de la organización trabajan de esta forma, lo que nos permitió agilizar en gran forma el traspaso de las tareas e información de un equipo a otro.
Además el poder compartir tareas en los tableros de la organización, hizo que la comunicación entre los equipos fuese más fluida, aportando siempre valor y centrando las comunicaciones en la consecución de objetivos concretos.
Base de Conocimiento Iterativa
Con la Daily y el tablero Kanban, solo nos faltaba una forma de organizar y compartir todo el conocimiento, debido a que los miembros se dedican a realizar tareas técnicas y a resolver incidencias sobre un producto en concreto.
Para esto creamos una base de conocimiento, la cual, el equipo va completando de forma iterativa a medida que van apareciendo nuevas tareas o incidencias. El objetivo con esto es ir construyendo una base de conocimiento donde cualquier miembro del equipo y de la organización pueda consultar y optimizar la forma con la que se realiza cualquier tarea o incidencia registrada.
Herramientas
Para poder realizar estas prácticas tuvimos que añadir algunas herramientas que nos permitieran tener esa agilidad a la hora de relacionar los miembros del equipo, ya estén trabajando dentro o fuera de la oficina.
Las herramientas que introdujimos para que esto fuese posible son las siguientes.
Rocket Chat
Cuando realicé las entrevistas me encontré que cada uno de los miembros del equipo usaba distintas aplicaciones de mensajería para comunicarse con sus compañeros de equipo y de organización. Esto supone una gran pérdida de tiempo, pues tienes que estar pendiente de muchas herramientas y se producen muchos cambios de contexto.
Para normalizar esto y hacer que todos los miembros se comunicaran mediante la misma herramienta, introdujimos Rocket Chat. El hecho de introducir esta herramienta open-source es porque se adaptaba a nuestras necesidades de comunicación y otros equipos de la compañía la usaban. Esto nos permitía no solo tener una única herramienta de comunicación en el equipo, sino agilizar la comunicación con los demás equipos de la organización.
Discord
Para quien no conozca Discord, es una herramienta freeware de comunicación escrita y voz, usada por en sus inicios por los gamers para mejorar su comunicación.
Como en el caso anterior, usamos esta herramienta de comunicación verbal entre los miembros del equipo. Aparte de adaptarse a nuestras necesidades, los compañeros de otros equipos también la usaban, por lo que volvíamos a incrementar la agilidad en la comunicación entre equipos.
En este caso, cada una de las personas de los equipos tiene su sala, donde pueden mantener conversaciones con otros miembros de forma ilimitada. Esta herramienta la usamos para las Dailys y para cualquier tipo de comunicación o formación interna.
Trello
Mucha gente cree que esta herramienta sirve para organizar equipos, eso es así, pero es un arma de doble filo, si no se sigue una estructura clara, con unas reglas definidas, puede ser un caos. Aquí entra la parte de cultura y de como el equipo debe ser capaz de tener confianza hacia sus compañeros.
En este caso la usamos para organizar las tareas, es nuestro tablero Kanban. Las tareas están organizadas en tarjetas que contienen toda la información relacionada con esa tarea. El tablero se divide en columnas que muestran el estado de cada una de las tareas.
Las columnas en las que se divide el tablero son:
- Entrada. En esta columna entran las tareas desde otros equipos. Son las tareas que debe realizar el equipo.
- To Do. Aquí se asignan las tareas a cada uno de los miembros que deben realizar cada tarea.
- Doing. El miembro mueve la tarea a esta columna cuando se pone a realizar la tarea.
- Done. Una vez terminada mueve la tarea a esta columna y comenta el resultado que ha producido.
- Verificado. Una vez realizada la tarea se verifica que la tarea está bien realizada y en caso de ser necesario se envía al tablero de otro equipo para que continúe con ella.
Esta organización del tablero, nos permite estar en continúo trabajo con la tarea y conocer por toda la organización el estado de ella en todo momento.
Como con las anteriores herramientas, la seleccionamos por adaptarse a nuestras necesidades y por ser usada por otros equipos de la organización.
Notion
Base de conocimiento. Engloba todo el conocimiento del equipo, con acceso compartido, permite a los miembros del equipo añadir, modificar y consultar información de una forma rápida y sencilla.
Elegimos esta herramienta porque se adaptaba a nuestras necesidades y por la gran de integraciones con otras herramientas.
Tiene una cuota por número de usuarios.
Actualidad
Actualmente seguimos transformando el grupo en un equipo ágil, centrándonos en la cultura y en el trabajo en equipo.
Desde que empezamos con cada uno de los puntos comentados anteriormente, hemos ido evolucionando, y esto, es lo que define que es ágil, porque a medida que avanza el equipo, las técnicas ágiles van cambiando, dando más autonomía al equipo y menos seguimiento por parte de los responsables.
Lo importante de todas estas técnicas, es que aportan valor al equipo y en concreto a la organización, por lo tanto, debemos adaptarlas a las necesidades del equipo y la organización.
Esto es una historia personal, no está basada en ningún autor ni artículo en concreto, pero parte de esta información está inspirada en libros y artículos de javiergarzas.com, así como en las charlas con Juan Manuel Avellaneda Camarena.
